NPOは会員情報や寄付金の管理など、データの管理をするケースが多いです。また途中で修正が必要なことが多く、紙で管理をしていては手間がかかってしまいます。
そこでデータの管理をしやすいAccessを使うことがおすすめです。
この記事ではAccessの特徴や、非営利団体向けの用途をご紹介していきます。
Accessとは
ソフトウェアの正式名称は「Microsoft Office Access」で、データの管理・保存に優れており、多くのビジネスシーンで使用されているデータベースのソフトです。
データベースとは、数多いデータの中から条件にあてはまるデータを集めて、検索をしやすいように整理された情報の集合体を作っていくことをいいます。ＩＴ用語のように扱われますが、住所録もデータベースです。
Accessには、ユーザーがデータをよりコントロールできるような機能が多くあります。ユーザーがデータベースにさまざまなデータの追加や編集また更新することも可能です。これにより、ユーザーはクエリを設定し、データを分析し、レポートを作成することもできるのです。
Microsoftofficeのフルパッケージの中に入っているソフトの中で、WordやExcelを使っている人は多いでしょう。またプレゼンテーションをする場合PowerPointをまず思い浮かべることが多いのではないのでしょうか。Accessはこれらと比較して圧倒的にユーザーが少ないソフトウエアです。
しかし実は便利なデータベースソフトなのです。さまざまな情報があふれる昨今、データを検索しやすいように管理をし、これらのデータを今後の運営などに生かしていくことが重要なのです。
そこでAccessの需要度が高まります。
非営利団体向けの用途とは
それでは非営利団体が、Accessを使う用途を説明していきます。特にあげられるのが以下の点でしょう。
- 会員の管理
- 寄付金の管理
- フォームとレポートの作成
- 他のソフトウェアのデータをインポート可能
- オンラインに表示可能
会員の管理
非営利団体によっては、多くの会員者がいることもあるでしょう。会員者の連絡先などの個人情報を管理するには、セキュリティのしっかりしたシステムを使うことが大切です。
また担当者ごとに会員の管理をしていては、全体的な管理をするのが容易でなくなります。そこでaccessを使った会員管理がおすすめなのです。
寄付金の管理
非営利団体にとって、寄付金の管理は重要です。一人ひとり寄付金の額が違うためそれぞれの寄付金状況を把握したり、プロジェクトに対して必要な寄付金の管理をすることも可能です。
また新しく寄付をしていただいた場合でも、簡単に入力できますし合計金額も自動的に変更になります。
フォームとレポートの作成
Accessは既存のテンプレートを豊富に用意しています。また管理をしているデータベースのフィールドを使うことによって、フォームとレポートを作成することができます。そのため必要な条件のデータを集め、書類として出すことができるのです。
他のソフトウェアのデータをインポート可能
エクセルやSQL Serverデータベースなど、他のシステムやソフトウエアで作成したデータをインポートすることができます。つまりばらばらで管理をしていた場合でも、Accessで作ったデータベースに終結させることができます。
もう一度手入力で作成する必要はありません。
オンラインに表示可能
Accessで作成したデータは、SharePoint Serverに接続してオンラインに表示をすることができます。そのためもしWebページをもっているNPO団体であれば、データベース部分をそのWebページに記載することができるのです。
Webページ用にもう一度同じ情報を作成しなおす必要はありません。
非営利団体向けの特典
Accessを導入するのは通常以下のように￥16,280（税込み）費用がかかるのですが、非営利団体であれば手数料の￥2,073だけで導入可能です。
価格
例えばAccess2019のダウンロード版は一般だと￥16,280（税込み）必要になります。しかし日枝璃々団体向けに、手数料￥2,073のみで導入可能と特別設定がされています。この金額以上に支払いが必要になることはありません。
| 一般 | ￥16,280 |
| 非営利団体向けの価格 | 手数料￥2,073 |
まとめ
NPOは会員の管理など、さまざまなことを管理する必要があります。また途中で加入する人が増えるなど、リアルタイムでの編集が必要です。そこでAccessがおすすめです。
Accessはデータの管理をするのに向いています。
Accessをご利用検討の方にはSaelsforceを利用するという選択肢もあります。Salesforceは貴法人向けにカスタマイズをする必要はありますが、UIもわかりやすく、一度設定してしまえば、皆様に利用して頂きやすいこと、ライセンス料もかからないことがお勧めのポイントです。